フリーランスで仕事をしていると、毎月の恒例行事となるのが「請求書の作成」です。
できるだけ見やすく、わかりやすく、先方にとって親切な形で出すように心がけているのですが、とある取引先から「請求書をもっとシンプルにしていただけますか？」とのご相談がありました。
「シンプルに」って、どこまで？
使っている請求書フォーマットは、自分ではかなりシンプルなつもりでした。
なので、「もっとシンプルにしてほしい」と言われても、正直どこをどうすればいいのかピンと来なかったんです。
ちなみに、現在の請求書はこんな感じです。
・会社名／私の名前／連絡先／振込先
・掲載サイト名｜単価｜件数｜小計（←これをサイトごとに数行）
・税抜金額の合計
・消費税
・税込金額
余計な装飾や無駄な説明も入れていません。
なので思いつくのは、「税抜・消費税の記載は不要で合計金額だけで良かったのかな？」という程度。求められていることがさっぱりわかりません。
「シンプルに」の意図を確認してみました
こういう、考えても正解がわからないことは相手に確認するのがいちばん。
できるだけ希望に応えたいけど、自分の時間を無駄にする必要もないですしね。
なので、先方には「明細部分は省略して合計だけで良いですか？」とメールで確認してみました。
答えが意外すぎて一度目を閉じて深呼吸した
クライアントからの返信には、
「添付ファイルが圧縮されているようで、開くのも保存するのもわかりにくいんです〜」
と書かれていて、請求書のフォーマットや内容については触れていません。
え。それだけ？
シンプルにって、請求書そのものじゃなくて送付方法の話？
…っていうか、解凍ってそんなに難しかったっけ？ 令和やぞ？
圧縮は礼儀だと思っていました
私がビジネスマナーを教わった時代には、複数の添付ファイルは圧縮するのが礼儀であり、容量削減の観点からも理にかなっているとされていました。
「みんなが当たり前にやってること」という感覚でわたしもやっていたので、正直に言うと、
「圧縮ファイルの扱いってそんなにハードル高くなくない？」
「「シンプルにしてほしい」だけじゃわからないよ〜」
と思いました。
とはいえ、こちらとしてもクライアントにプチストレスを与えたくはありませんし、令和の今だからこそ平成から培ってきた自分の常識を見直す良い機会かもしれません。
改めて、添付ファイルの圧縮が必要かどうかをネットやChatGPTで確認してみると、答えは「必ずしも必要ではない」といったところでした。
もちろんファイルサイズにもよるのでしょうが、現代では通信環境への配慮は、そこまで重視されなくなっているのかも。
今後は、このクライアントには圧縮せず添付することに決定して、その旨を連絡しました。
無理のない範囲で融通を利かせるのも、フリーランスのスキル
ビジネスマナーを守りつつ効率も重視していたつもりでしたが、親切がかえってハードルになっていたとは…。
圧縮ファイルの解凍・保存が難しいと言われたのなんて、職場にPCが得意な人とそうじゃない人が混在してた時代以来、たぶん20年ぶりくらいです。
「シンプルにしてほしい」が圧縮ファイルのことだったとは思わず、最初はこちらが戸惑ってしまいましたが、世の中にはいろんな「わかりにくさ」があります。
相手が困っていて、自分が合わせられるなら、柔軟に対応するのも大事なスキルです。
……と同時に、「伝え方」ってほんと大事だな、と。私も気をつけます。笑
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